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公证为农房改造集聚建设提供优质服务

  一、概况

  7月3日、4日温州东南公证处为龙湾区永中街道联谊村等五个村集聚联建的393套三产安置房顺利地办理了房号认购公证,当地政府、三产安置房建设领导小组和安置户对房号认购现场公证均非常满意。

  联谊村等五个村367套的三产安置房,分小套型、中套型、大套型三个档次,其中小套型65套,实际参加抽签人数61人;中套型184套,实际参加抽签人数177人;大套型118套,实际参加抽签人数116人。安置房如何分配关系到村民的切身利益,房号是否在公平、公正、公开的情况下进行认购,是村民最关心和重视的问题。

  六月中旬,五个村三产安置房建设领导小组和村干部来到温州东南公证处,要求对房号的认购进行现场监督。因为五村联建三产安置房在永中街道尚属首次,加上经验不足,村干部和领导小组都非常重视和慎重,领导小组成员强烈要求公证处参与,显示公正、公平和公开,并要求公证处对三日后举行的房号认购办理现场监督公证。

  公证人员根据领导小组的要求,经过详细了解后,发现本次抽签认购活动没有事先公告,连抽签认购的方案、操作流程、认购人名单、现场使用的抽签号码以及房号均没有事先拟定和准备。认为不具备公证受理的条件。村干部和建设领导小组确认为这些都不是问题,认购开始之前都会准备好的,实际上很简单的,抽签分二轮,第一轮摸顺序号,第二轮根据第一轮结果摸取认购号,公证处只要现场指派两个公证人员监督就可以了。公证人员意识到虽然五个村村干部和领导小组对本次抽签活动非常重视,由于是第一次操作,明显在这方面经验不足,法律意识不强,风险意识不够。公证人员现场提出一个问题就把村干部和领导小组给难住了:认购三产安置房是各个村分开报名,现场五个村是合在一起参加抽签还是分开,合在一起的话认购户如何确定参加第一轮抽签的先后顺序?。如果没有事先制定抽签的方案、操作流程、意外处理预案,到现场村民就会因为这个问题闹起来,到时候场面就很难控制。安置房建设各村投入大量的人、财、物,本来是一件好事,最后安置搞不好会成为一个大的纠纷,好事变坏事。

  针对上述问题,温州东南公证处提出建议:一是由于五村建设领导小组在材料没有准备充分、抽签通知没有公告的情况下将抽签活动仓促启动,不能充分保护安置户的合法权益,将产生纠纷,该纠纷不仅是个别安置户的纠纷,甚至可能造成村与村的群体纠纷。温州东南公证处建议将抽签通知(包括抽签的时间、地点、需带的材料等)提前一周在各村公告,并建议同时采用登报公告和口头通知的方式。对因特殊情况不能亲自到场并委托他人代理需办理委托书公证的,由温州东南公证处代为起草委托书范本和现场受托人签署的保证书范本;二是抽签方案、操作流程必须详细,考虑到领导小组和村干部经验不足,温州东南公证处领导特指派经验丰富的公证人员全程参与和指导领导小组制定详尽的抽签认购方案。

  五村建设领导小组听取了温州东南公证处领导的意见后,深感安置房认购不是一件简单的事,经过小组讨论决定将认购的时间延后并依法进行。部分村民在得知原定时间的房号认购取消就不理解了,部分有认购资格的村干部也有疑问,为什么将时间延后?公证处得知情况后,就关键性问题向村民及村干部做了详细的解释:(一)之所以要求提前一周公告,一是考虑到很多认购户在外做生意,要给予他们合理的时间回来参加认购或办理委托书公证,二也是考虑到在本地的认购户因身体等各种原因无法参加的,也要给予办理委托书公证的时间;(二)在没有详细的抽签认购方案、操作流程的情况下仓促的进行房号认购,等到现场出现问题才想解决方案的话,最终损害的还是村民自己的利益。认购户听了以后,认识到完全是依法从村民的利益出发,是从保护认购户的合法权益考虑,而不是为了部分人的利益,非常理解领导小组将时间延后的决定,同意依相关方案执行。

  二、办理过程

  为了做好前期工作,温州东南公证处公证人员多次与五村建设领导小组成员和各村干部及负责建设安置房的房开公司就现场需要注意的细节、号码的制作等方方面面,进行联系和沟通,沟通的问题大到抽签方案、操作流程,小到抽签号码的制作、被认购房号展示的位置等等。最终制定了抽签方案和操作流程:(一)抽签当天各村认购户凭身份证原件或委托书、受托人的身份证原件到本村现场报名处报名,领取印有认购户名字的正副两联入场券(委托他人代理的,入场券另注明受托人姓名)。公证人员在会场入口处设立关卡,认购户凭身份证、入场券由公证人员审核身份,严格按照五村领导小组的“一券进一人”的规定,由认购户将入场券的副联放入抽签箱,持正联入场券进场。(二)第一轮抽签开始前,随机选一位现场保安在抽签箱中依次抽取入场券副联,并由公证人员分别在抽取的副联入场券上标明顺序号,认购户凭手上的正联入场券和标有顺序号的副联入场券及身份证进行第一轮抽签。(三)进行第一轮抽签前,核对身份和顺序号后,公证人员将副联入场券收回,根据“一券抽一签”的原则,由认购户抽取顺序号,公证人员对每个认购户抽取的顺序号进行记录。(四)第二轮根据第一轮抽取的顺序号和正联入场券抽取认购号,公证人员对每个认购户抽取的认购号进行记录,并由认购户捺指印确认,这也是考虑到部分村民文化程度不高,签名确认会放慢抽签进度;(五)最后认购户根据认购号和正联入场券在认购区域认购房号,认购区域挂有一个档次套型的所有房源,认购户选定房号后,由工作人员在已认购的房源信息栏下标上认购户的名字,并在认购户持有的正联入场券上写上房号,公证人员凭认购户的正联入场券及身份证对认购户认购的房号进行记录,并由各认购户捺指印确认。

  7月2日,温州东南公证处领导指派了六名公证人员到现场,监督抽签号码的制作和抽签箱的封存。工作人员对每个套型的认购号码是否准确、每个签号上是否盖由五村建设领导小组的印章、有歧义的号码是否标有下划线等等进行了仔细核对,并确认每个乒乓球内就一个号码后,对各个档次两轮的抽签箱分别贴上公证处的封签,并由五村建设领导小组和公证员在封签上签名。

  7月3日小套型、中套型的房号认购和4日大套型的房号认购,公证人员严格按照事先制定的抽签方案、规则进行,现场秩序良好,村民情绪稳定,没有出现村民吵闹、有意见的情况。两日一夜的抽签活动在村民和村干部满意声中圆满的结束。其中4日中型套抽签现场有个小插曲值得一提:三产安置房有部分村干部也是认购户的情况,当时其中一个村村干部摸取认购号后,在其前一个认购户还在选房的情况下,想叫工作人员先将自己看中的一套房源定下来,公证人员看到后,及时予以制止。事后,各个村村干部也是非常理解公证人员的做法,如果当时没有加以制止,村民很有可能会意见,甚至因此认为这次的抽签活动都是存在问题的,只要有一个村民闹起来,其他抽到认购号比较靠后的认购户也会跟着闹,到时候就很难收场。抽签现场也有个别村民认为是不是会将前面的认购号或房源事先内定给村干部,但是4日现场中两个村的村委委员作为认购户参加抽签仅抽到最后几个认购号,在认购房号也是按认购号依次进行时,这种声音就消失了。

  正是因为温州东南公证处提前介入,以高度归法律负责、对群众合法权益负责的谨慎态度关注规则的可行性和现场各种可能发生的突发事件的应对措施,协助和指导了五村建设领导小组制定抽签公告、方案、规则,才确保了抽签活动顺利得进行。

  三、结论

  虽然,基于民事活动中的意思自治原则和当事人在公证活动中享有的处分权,当事人有权仅就整个活动中的莫一环节申办公证,而公证机构也可以仅对整个活动中的某一关键环节办理公证。民事处分活动涉及当事人的切身利益,要慎重,尤其是群体民事处分活动更要慎重,关系到农村社会和谐问题,公证职能在上述活动中有着不可替代的优势,这就要求公证工作尽可能做到面面俱到,在该环节中提供全方位的优质服务。提供全方位的优质服务是发展的趋势,也是积极响应 “为农村三改一拆提供公证服务”的号召。

  坚持提供全方位优质服务的理念,从各个方面依法为村民利益着想,在工作点滴中将公证渗入基层,提高村民对公证的认知度,让村民了解公证、信任公证,认识到公证的作用和好处,为法治建设做出公证的应有作用。

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